Datenschutzerklärung COPPEN Direkt

COPPEN GmbH, Robert-Bunsen-Straße 1, 67098 Bad Dürkheim, Deutschland, E-Mail direkt@coppen.de.

• Bestellabwicklung. Kauf, Zahlung, Versand, Rechnungsstellung, Bestellstatus und Kundenkommunikation — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Kundenakte und persönliche Angebote. Bearbeitung Ihrer Anfrage, Telefonkontakte, Qualifikation, Objektunterlagen und Besuchsberichte, Terminplanung, Angebotserstellung und Vertragsabwicklung — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Zugriff haben die zuständigen, berechtigten Mitarbeitenden. Freiwillige Angaben werden nur verarbeitet, soweit sie für Ihr Vorhaben erforderlich sind.
• Angebotsportal und Annahmenachweis. Zum geschützten Kundenlink protokollieren wir den Aufruf einer freigegebenen Angebotsversion zur Nachverfolgung des Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an der Bearbeitung und Sicherung des Vorgangs). Bei einer Onlineannahme verarbeiten wir Name, Unterschriftsbild, Zeitpunkte, die bestätigten Dokumentfassungen und Prüfsummen, E-Mail-Code-Nachweis sowie IP-Adresse und Browserkennung zur Vertragsabwicklung und zum Nachweis Ihrer Erklärung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO). Dies ist keine pauschale Einwilligung in weitere Datenverarbeitungen. Persönliche Angebots- und Projektseiten sind von Werbe- und Analyse-Tags ausgenommen.
• Konfigurator und Auslegung. Gebäude-, Verbrauchs- und Bestandsangaben zur Erstellung einer unverbindlichen Produktvorauswahl — vorvertragliche Maßnahme nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Der eigentliche Auswahlstand bleibt grundsätzlich lokal in Ihrem Browser, solange Sie nicht speichern oder eine Anfrage bzw. Bestellung absenden. Davon getrennt verarbeiten wir das minimierte Qualitätsprotokoll des KI-Planungsbegleiters und gegebenenfalls eine einmalige Verarbeitung über die OpenAI API; beides beschreibt Abschnitt 3.
• Widerrufsabwicklung. Entgegennahme, Bestätigung und Bearbeitung elektronischer Widerrufserklärungen — Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 356a BGB.
• Gesetzliche Aufbewahrung. Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten — Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
• Betrieb und Sicherheit. Bereitstellung, Stabilität und Missbrauchsabwehr — berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Reichweitenmessung und Marketing. Analyse- und Werbe-Cookies sowie jede Auswertung Ihres Verhaltens setzen Ihre Einwilligung voraus — Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG. Wir setzen den Google Advanced Consent Mode v2 ein: Das Google-Tag (Google Analytics 4) lädt bereits vor Ihrer Entscheidung, jedoch ausnahmslos mit allen vier Consent-Signalen auf „denied“, mit aktivierter Datenreduktion für Werbung (ads_data_redaction) und URL-Passthrough. In diesem Zustand werden weder Analyse- noch Werbe-Cookies gesetzt; es werden lediglich cookielose, consent-gesteuerte Messsignale an Google übermittelt. URL-Passthrough kann dabei technische Kampagnen- und Sitzungsparameter innerhalb der Seitennavigation weiterreichen; ads_data_redaction reduziert die Werbedaten bei verweigerter Einwilligung. Microsoft Clarity und Meta laden ausschließlich nach der jeweiligen Einwilligung. Nach einem Widerruf stellen wir die Signale sofort wieder auf „denied“.
• Aggregierte betriebliche Tageszähler. COPPEN führt eigene, ausschließlich aggregierte Tageszähler (grober Vorgang, grober Produktbereich, grobe Gerätegruppe). Es erfolgt keine Speicherung auf Ihrem Endgerät, keine persistente Kennung und keine individuelle Journey-Auswertung. Zweck: Produktverbesserung und Systemintegrität — berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO ausschließlich gemäß dokumentierter Interessenabwägung, Widerspruch jederzeit möglich.
• Einwilligungsnachweis. Jede Entscheidung im Cookie-Banner (Zustimmung, Änderung, Widerruf) wird versioniert und unveränderlich protokolliert: Zeitpunkt, Banner-Version, Art der Entscheidung sowie die gewählten Kategorien. Dabei wird ausschließlich eine zufällige, nicht personenbezogene Kennung Ihrer Einwilligungshistorie gespeichert — keine IP-Adresse, keine E-Mail, kein Klarname. Rechtsgrundlage ist unsere Nachweispflicht nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Der COPPEN Haus.ID Konfigurator enthält einen KI-Planungsbegleiter. Standardmäßig ist dabei ein minimiertes Qualitätsprotokoll aktiv. Es wird für maximal 30 Tage gespeichert und enthält ausschließlich:

• eine zufällige Sitzungskennung und die Reihenfolge der Nachrichten,
• Rolle und Quelle der Interaktion (Freitext, Schnellauswahl, lokale Antwort oder OpenAI-Antwort),
• den Konfiguratorschritt und die Kennung einer genutzten Schnellauswahl,
• die Länge einer Nachricht, niemals jedoch ihren Wortlaut,
• die ausgeführten sicheren Konfigurator-Aktionen,
• den technischen Auswahlstand wie Modulanzahl, kWp, Ausrichtung, PowerPod-Anzahl, Speicher, Unterkonstruktion, Zählerschrank, Wallbox und Lieferung.

Nicht in diesem Qualitätsprotokoll gespeichert werden freie Chattexte oder KI-Antworttexte, Hausadresse, Koordinaten, Gebäude-ID sowie Kontakt-, Zahlungs- oder Bestelldaten. Es besteht keine Verknüpfung zur gespeicherten Hauskonfiguration. Zugriff erhalten ausschließlich aktive, hierfür freigeschaltete Mitarbeitende.

Zweck ist die Fehleranalyse, die Kontrolle der korrekten Ausführung von Ihnen angeforderter Änderungen sowie die Verbesserung der Nutzerführung. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sie können dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen — formlos an direkt@coppen.de.

Einmalige Verarbeitung über die OpenAI API. Kann die lokale Regellogik eine freie Nachricht nicht beantworten, wird ihr Wortlaut zusammen mit dem für die Antwort erforderlichen technischen Konfigurationsstand einmalig über die OpenAI API verarbeitet. Die Anfrage erfolgt mit der Einstellung store: false. Nach Angaben des Anbieters werden über die API übermittelte Daten standardmäßig nicht zum Training der Modelle verwendet; Missbrauchsprotokolle von OpenAI können Kundeninhalte dennoch bis zu 30 Tage enthalten. Einzelheiten beschreibt OpenAI unter developers.openai.com — Your data. Der Chatwortlaut wird nicht in unserem Qualitätsprotokoll gespeichert.

Wir setzen die folgenden Dienstleister ein. Auftragsverarbeiter verarbeiten Daten weisungsgebunden auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO.

Darüber hinaus geben wir Daten an Steuerberatung, Banken sowie an Behörden und Gerichte weiter, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

Unsere Kern-Infrastruktur wird in der Europäischen Union betrieben. Soweit im Rahmen von Diensten Dritter — insbesondere Google-, Microsoft- und Meta-Diensten — eine Verarbeitung außerhalb der EU/des EWR (vor allem in den USA) stattfinden kann, erfolgt sie auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, des EU-US Data Privacy Framework und ergänzender Schutzmaßnahmen. Microsoft Clarity und Meta laden wir ausschließlich nach Ihrer Einwilligung; dies betrifft nicht die erforderliche Kommunikation und Terminplanung über Microsoft 365. Google-Tags laden vor Ihrer Entscheidung ausschließlich mit „denied“-Signalen und ohne Analyse- oder Werbe-Cookies.

ElevenLabs (Eleven Labs Inc.) und der Telefondienst Twilio können Daten der Gespräche mit Lea und Clara auch in den USA verarbeiten. Diese Übermittlung erfolgt auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission beziehungsweise des EU-US Data Privacy Framework, soweit der jeweilige Anbieter danach zertifiziert ist.

Für den KI-Planungsbegleiter ist bei EWR-Daten OpenAI Ireland Ltd. der relevante Auftragsverarbeiter auf Grundlage der geltenden OpenAI-Datenverarbeitungsvereinbarung. Eine ausschließliche Verarbeitung innerhalb der EU sagen wir nicht zu: mögliche Weiterübermittlungen — insbesondere in die USA — werden über die dort beschriebenen Garantien, namentlich die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und ergänzende Schutzmaßnahmen, abgesichert.

• Bestell-, Rechnungs-, Vertrags- und Widerrufsunterlagen: nach den jeweils einschlägigen handels- und steuerrechtlichen Fristen und den notwendigen Nachweisfristen; nicht jede Unterlagenart hat dieselbe Frist.
• Vertragsdaten zum Stromtarif COPPEN FlexPower: für die Dauer des Stromliefervertrags und danach bis zum Ablauf der Abrechnungs-, Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen.
• Kundenakte, Objektunterlagen und Vertriebsnotizen: solange für die Bearbeitung des Vorhabens, Vertragsdurchführung und erforderliche Rechtsnachweise benötigt; anschließend Löschung, soweit keine Aufbewahrungspflicht oder ein konkreter Rechtsstreit entgegensteht.
• Signatur-, Dokument- und Zustellnachweise: für Vertragsdurchführung und bis zum Ablauf der einschlägigen Nachweis-, Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen. E-Mail-Codes sind nur gehasht gespeichert und zehn Minuten gültig; nach erfolgreicher Annahme wird der Code-Hash entfernt.
• Kundenkonten: bis zur Löschung des Kontos; anschließend nur noch aufbewahrungspflichtige Belege.
• Lokaler Auswahlstand im Konfigurator ohne Bestellung: ausschließlich lokal in Ihrem Browser, jederzeit über die Browsereinstellungen löschbar.
• COPPEN-Qualitätsprotokoll des KI-Planungsbegleiters: maximal 30 Tage.
• OpenAI-Missbrauchsprotokolle: nach Angabe des Anbieters bis zu 30 Tage.
• Server- und Sicherheitsprotokolle: in der Regel bis zu 30 Tage.
• Einwilligungsnachweise (Cookies, Ratepay-AGB): bis zum Ablauf der Nachweis- und Verjährungsfristen.

Über die Widerrufsfunktion erheben wir Name, E-Mail-Adresse, Bestell- bzw. Vertragsbezug, den Umfang des Widerrufs sowie optional die betroffenen Positionen und eine Nachricht. Zusätzlich speichern wir den Eingangszeitpunkt und ein Eingangskennzeichen, um den Zugang Ihrer Erklärung nachweisen zu können. Wir nutzen diese Daten ausschließlich zur Bestätigung und Bearbeitung des Widerrufs, zur Rückabwicklung und zur Erfüllung der Nachweispflicht aus § 356a BGB.

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie ein Widerspruchsrecht gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen — für Cookies und Analyse über die Cookie-Einstellungen im Footer.

Wenden Sie sich dafür an direkt@coppen.de. Unabhängig davon steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu, insbesondere beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz.

Die Angabe von Bestell-, Liefer- und Zahlungsdaten ist für den Vertragsschluss erforderlich; ohne diese Angaben können wir die Bestellung nicht ausführen. Alle übrigen Angaben sind freiwillig. Bei Ratepay-Zahlarten ist die Prüfung durch Ratepay Voraussetzung für die Nutzung dieser Zahlungsart; alternativ steht Vorkasse zur Verfügung.